+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Нужно ли вести и как заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Содержание

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов в 2018 году – форма КО 3, образец, скачать

Нужно ли вести и как заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Лайк   0   105

На каждом предприятии, осуществляющем деятельность, направленную на получение прибыли, должен вестись журнал прихода и расхода по кассовым документам. Чтобы правильно вести отчетность, следует воспользоваться готовыми бланками.

Что это такое

Гражданин, открывающий ИП, должен начать ведение журнала, образец которого представлен ниже. Главное назначение этого документа – получение возможности упорядочить движение по всем расходным и приходным документам.

Это связано с тем, что регистрация отчетности должна осуществляться непосредственно при ее создании. Форма КО 3 наиболее часто используется для ведения журнала.

Отчетность может быть передана кассиру для дальнейшей работы только после того, как журнал был зарегистрирован. Они используют документ для того, чтобы составлять финансовые справки, анализировать деятельность компании.

Это правило не действует только при составлении ордеров, которые могут действовать лишь один день до реализации. Журнал используется руководством с целью предотвращения ошибок, и правомерного использования всех платежных, расходных бумаг.

В конце рабочего дня бухгалтер обязан сверить документацию, в частности, разделы «расход» и «приход». В случае, если документ заполнен правильно, то во время проверки с его помощью можно быстро понять, каким должен быть остаток в кассе предприятия.

В журнале обязательно должны быть зарегистрированы следующие документы:

  1. Бумаги, являющиеся подтверждением прихода и расхода определенной суммы денежных средств, вне зависимости от того, из каких источников они были получены, и для каких целей используются.
  2. Сведения о получении расчетно – платежных ведомостей, которые сопровождают выдачу зарплаты сотрудникам, трудоустроенным на предприятии. Эти ведомости могут быть заполнены только после выдачи зарплаты.
  3. Заявление не получение денежных средств.
  4. Счета, необходимые для оплаты услуг и товаров.

Нужно ли вести

Обойтись без журнала в большинстве случаев нельзя, по той причине, что компании, осуществляющие работу с кассовой и контрольной техникой, должны соблюдать в этом дисциплину. Основное правило в данном случае гласит, что каждый документ подлежит регистрации.

Если это требование будет нарушено компанией, то при проведении проверки может быть назначено крупное административное взыскание, штраф, который получает как само юрлицо, так и руководитель организации.

Ведение кассового журнала учета документов обязательно для всех компаний, в особенности для тех, которые зарегистрированы по системе УСН.

Вне зависимости от типа организации, документ используется в нескольких случаях, для регистрации:

  • расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей, счетов и заявлений на получение средств наличными;
  • приходных ордеров.

Ведение и заполнение документа осуществляет бухгалтер. Он также ведет регистрацию документов непосредственно перед тем, как требуется передать их в кассу предприятия для исполнения запросов.

Правила заполнения 

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется по утвержденной, единой форме – КО 3.

Документ состоит из нескольких элементов – обложки журнала и полей для заполнения, при внесении данных на которые осуществляется учет прихода/расхода.

На обложке документа должны быть отображены следующие данные:

  1. Период ведения отчетности.
  2. Наименование компании, код по ОКПО, структурное подразделение организации.
  3. Должность и ФИО бухгалтера, ответственного за заполнение.

Затем, в таблице, нужно вписать информацию:

  1. Дата и номер приходного/расходного документа.
  2. Примечание, в котором содержится запись о выполнении финансовой операции.
  3. Сумма, на которую был составлен документ.

Образец заполнения:

Как правило, обязанность по ведению журнала лежит на главном бухгалтере компании. Кроме того, ввести данные может кассир организации.

Законом не установлены конкретные сроки ведения документации, поэтому, их необходимо установить, издав внутреннее распоряжение на предприятии, в зависимости от потребностей компании. Чаще всего, документация заполняется за определенный отчетный период – квартал или год.

Крайне не желательно допускать какие либо ошибки при заполнении документации. Если же ошибка все же была допущена, то следует аккуратно ее исправить, зачеркнув ее, и приписав сверху правильный вариант. Кроме того, рядом с исправлением ставится подпись и печать руководителя компании.

Несмотря на то, что не был принят единый, унифицированный образец для ведения отчетной документации, существуют некоторые правила, которые должны соблюдаться. Так, можно вести документ по шаблону, или в произвольной форме, но при этом следует отталкиваться от единого образца.

Чаще всего компании используют специальный бланк, созданный специально для конкретного предприятия.

Все основные данные в документе предоставляются в виде таблицы. Она должна заполняться в хронологическом порядке. В нее вносятся сведения из всех приходных и расходных кассовых документов. С левой стороны делаются отметки о приходных бланках, с правой – о расходных.

В отдельные ячейки нужно вписать данные о:

  1. Номере журнала. Определяется в соответствие с внутренним оборотом документации компании.
  2. Дата.
  3. Сумма, проходящая по журналу.
  4. Примечание.

Каждая из этих строк должна быть заполнена в обязательном порядке Особенно важно не забыть о примечании, в котором делаются разъяснения ко всем платежным документам.

Самый простой способ правильно вести документацию компании – это подготовить единый внутренний бланк для предприятия, подходящий под определенные требования. При этом можно использовать образец и бланк.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Источник: https://juristampro.ru/zhurnal-registracii-prihodnyh-i-rashodnyh-kassovyh-dokumentov/

Журнал регистрации кассовых документов в 2017 году – приходных и расходных, КО-3, нужен ли, образец, ведение

Нужно ли вести и как заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Учитывая, что мы живем в правовом государстве, нормативное регулирование охватывает все сферы жизни, в том числе и предпринимательскую. Каждый предприниматель или руководитель организации знает, что операции, связанные с оборотом денежных средств должны фиксироваться.

Законодательство РФ предусматривает ряд нормативных правовых актов, в которых предусмотрены формы учета с финансовыми средствами, а также регламентируют правила и порядок их заполнения.

Разработка и внедрение единых форм и бланков учета сделано для упрощения регулирования взаимоотношений между предпринимателями, а также органами государственной власти.

Понятие

Любые денежные средства, которые вносятся в кассу или расходуются на определенные цели должны фиксироваться в кассовых ордерах:

ПКО – приходной кассовый ордер;

РКО – расходный кассовый ордер.

 В качестве расходного ордера может быть использовано:

  • платежная ведомость;
  • счета на оплату;
  • заявление на выдачу денежных средств.

Следует понимать, что каждый расчетный документ имеет свой цифровой код, в соответствии с Общероссийским классификатором документации.

Любая документация, имеющая отношение к кассовой отчетности содержит в себе обязательную информацию:

  • наименование и юридический адрес юридического лица;
  • вид проводимой операции;
  • стороны;
  • порядковые номера, а также время и дату проведения финансовой операции.
  • данные лиц, подписывающие документы;
  • реквизиты.

Кассовые документы должны быть оформлены в бухгалтерии предприятия, и заполняются ответственным сотрудником по приказу руководителя организации. После этого они передаются кассиру для проведения операций.

Перед проведением любой кассовой операции кассир обязан проверить достоверность и правильность заполнения предоставленной документации.

При передаче наличных денежных средств кассиру, заполненный и подписанный отрывной ПКО подлежит передаче лицу, внесшему денежные средства в счет оплаты по финансовой операции, а ордер остается у кассира.

РКО должно подписать лицо, принявшее денежные средства с проставлением штампа, подтверждающего факт оплаты, в противном случае могут возникнуть проблемы с доказыванием совершенной сделки.

В конце рабочей смены кассир обязан провести сверку остаточной наличности с документацией с учетом всех проведенных операций за день.

Никакие исправления или помарки делать в кассовых документах нельзя, в противном случае могут возникнуть проблемы с контролирующими органами, за что предусмотрена ответственность.

Применение

Любые передачи кассовых документов от бухгалтера кассиру и в обратном порядке регистрируются в соответствующем журнале регистрации кассовых документов. Обязанность по фиксации передачи кассовых документов возложена на главбуха или лицо, уполномоченное письменным приказом руководителя предприятия.

Такая процедура необходима для соблюдения прозрачности и законности проводок денежных операций в рамках деятельности организации.

Окончание каждого отработанного дня должно заканчиваться сверкой кассовой документацией с фактически оставшимися денежными средствами в кассе.

Закон устанавливает кассовые лимиты, превышение которого недопустимо. Денежные средства, превышающие установленный лимит должны храниться в лицензированных финансовых организациях – банках.

Размер лимита устанавливается Центральным Банком РФ, и согласовывается с предпринимателем в индивидуальном порядке.

Если говорить о надзорных и контролирующих органах, то ведения журнала учета приходных и расходных операций упрощает процедуру проведения сверки документации и наличных денежных средств за каждый отработанный день.

Среди нормативных правовых актов, определяющих порядок ведения финансовых расчетов, относятся положения:

  • о порядке ведения кассовых операций в РФ;
  • правила организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Таким образом, вопрос, а нужен ли журнал регистрации кассовых документов, отпадает сам собой.

Правила заполнения

Журнал учета кассовых операций ведется в период, предусмотренный уставом предприятия.

Каждая страница журнала в обязательном порядке должна быть:

  • пронумерована;
  • прошита;
  • скрепленная печать;
  • подписана уполномоченным лицом.

Сам документ представляет из себя книгу, состоящую из двух основных частей:

  • титульный лист;
  • листы учета.

Вносить информацию в журнал учета можно как ручным способом, с использованием обычной шариковой ручки синего цвета, а также с помощью компьютера с использованием соответствующего программного обеспечения.

Журнал ведется по унифицированной форме КО-3.

На титульном листе содержится информация о:

  • наименовании предприятия;
  • ОКПО организации;
  • заполненное поле о дате начала и окончания ведения документа;
  • данные сотрудника, уполномоченного его вести и подписывать.

Листы учета представлены в виде таблицы, в которую вносятся данные по произведенным кассовым операциям в течении дня.

Каждый рабочий день начинается с заполнения новой страницы учета.

Важно понимать, если речь идет о выдаче заработной платы наличным способом, то проведенную операцию необходимо отображать в журнале только после фактического получения работником денежных средств.

Учитывая, что ордер на выплату заработной платы имеет срочный характер, то на следующий день он становится недействительным, а соответственно внесенная операция будет грубым нарушением порядка ведения журнала учета кассовых операций.

Автоматизация работы при заполнении журнала регистрации кассовых документов

Нынешние развитие онлайн-сервисов позволяет существенно экономить свое время и автоматизировать процесс заполнения бланков, а также лишний раз подстраховаться на предмет наличия ошибок.

К примеру, подключившись к КЛАСС 365 можно получить следующий спектр услуг:

  • автоматически заполнять типовые образцы бухгалтерской отчетности;
  • печать документов с подписью и печатью;
  • подготовка фирменных бланков с логотипом и реквизитами компании;
  • подготовка коммерческих предложений;
  • работа с документами в формате офисных программ;
  • рассылка электронной почты.

Штрафы

Нарушение правил ведения кассовой документации влечет к привлечению к административной ответственности в виде штрафа:

  • должностные лица – 4-5 тыс. рублей;
  • юридические лица – 40-50 тыс. рублей.

Кто может вести

По общему правилу журнал кассовых операций заполняется кассиром либо уполномоченным лицом, назначенным руководителем на основании приказа, а также соглашения о материальной ответственности.

Какая отчетность подлежит регистрации

В кассовую книгу необходимо вносить все факты движения денежных средств. РКО – документ, оформляемый при выдаче денег из кассы. ПКО – документ, оформляемый при получении денежных средств на баланс предприятия.

Вся учетная документация должна быть проверена и подписана уполномоченным лицом. Исправления или внесение изменений в кассовую отчетность недопустима.

Следует внимательно относиться к порядку заполнения учетной документации, ввиду наличия административной ответственности, которая может повлиять на возможное повышенное внимание со стороны контролирующих органов.

Источник: http://autoexpertnost.ru/vedenie-zhurnala-registracii-kassovyh-dokumentov/

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Нужно ли вести и как заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – применение, порядок заполнения и хранения

Нужно ли вести и как заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все денежные потоки должны контролироваться и учитываться, как известно, деньги любят счет. Данный процесс было бы невозможно осуществлять без документального подтверждения. В связи с этим законодательством РФ установлены формы документов, сопровождающих все операции с финансами и стандарты их оформления.

Единые формы и бланки приняты для так называемой простоты общения между компаниями и различными государственными структурами. Трудно даже представить, сколько времени и сил понадобилось бы затратить контролирующему лицу, разбираясь в записях на полях старых газет и в потрепанных блокнотах.

Все существенные финансовые операции совершаются через кассу компании, основываясь на письменном распоряжении из бухгалтерии. Кассир наделен материальной ответственностью, за состояние вверенной ему наличности и отчитывается за свои действия путем кассовых документов, считающихся письменным доказательством свершения любых хозяйственных операций.

Приходная и расходная кассовая документация: понятие и назначение

Скачать бланк журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО 3).

Средства, поступившие в кассу компании, фиксируются приходными кассовыми ордерами (ПКО). А выданные кассиром, расходными (РКО) соответственно. Вместо расходника, распоряжением к выплате наличных из кассы, могут послужить платежные ведомости, счета на оплату или заявления на выдачу финансов.

Каждый такой документ обладает своим цифровым кодом, присвоенным ему согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 11-93):

  • Ф. 0310001 – Приходники;
  • Ф. 0310002 – Расходники;
  • Ф. 0301011 – Ведомости платежные;
  • Ф. 0301009 – Ведомости расходно-платежные.

Любые документы кассовой отчетности содержат следующие обязательные реквизиты:

  • Название и адрес компании;
  • Характер операции;
  • Стороны, принимавшие участие в сделке;
  • Дату и время составления (совершения операции) и порядковый номер документа;
  • Сумма наличности (цифрами и прописью);
  • ФИО и подпись ответственного лица.

Кассовая документация оформляется в бухгалтерии, сотрудником, назначенным письменным приказом руководства. Затем они вручаются кассовому работнику для проведения операции. Он в свою очередь, перед выдачей финансов обязан убедиться в правильном оформлении документов и в подлинности подписи распорядителя (главбуха, директора и т.д.)

При получении наличности кассиром, корешок ПКО должен быть подписан и передан лицу, оплатившему сумму, а сам ордер, подписанный этим лицом, останется у кассира. Расходник подписывается человеком, получившим средства, и визируется штампом «Оплачено», иначе доказать факт выплаты будет невозможно.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Перед закрытием трудовой смены, основываясь на расходниках и приходниках, подсчитывается остаточная сумма налички в кассе компании, по формуле:

ОНКС= ОННС + Приход – Расход,где ОНКС – финансовый остаток на конец смены,

ОННС – финансовый остаток на начало смены.

Приход – суммарная величина всех ПКО за рабочую смену, расход – всех РКО соответственно.

Пересчитанная фактическая наличность должна совпасть с документальным остатком копейка в копейку, хотя в некоторых учреждениях допускается погрешность, определенная уставом. Переправления и зачеркивания в таковых документах не допустимы, при любых ошибках документ ликвидируется и оформляется заново.

О применении ПКО рассказано в следующем видеосюжете:

Назначение журнала

Перед передачей кассовому сотруднику тот или иной документ обязательно регистрируется в журналах приходных/ расходных кассовых документов. Фиксацию выполняет сотрудник бухгалтерии или другое ответственное лицо, определенное приказом руководителя компании.

Делается это с той целью, чтобы в руки к кассовому работнику не попал поддельный документ, и капитал не был потрачен мошенническим путем. В конце трудовой смены производится сверка зарегистрированных бумаг с ордерами, опираясь на которые действовал кассир в процессе всего дня.

Для каждой организации устанавливается кассовый лимит, превышать который категорически запрещено. Все наличные средства, сверх этого лимита должны храниться в банке. Определяется размер лимита Центробанком и обсуждается с руководством компании, в индивидуальном порядке.

Ведение регистрационного журнала позволяет определить денежный остаток в кассе на любой момент, что облегчает и ускоряет работу контролирующих органов во время проверки.

Регулирование ведения финансовых расчетов является прерогативой Центробанка РФ, им утверждены нормативные акты, коими руководствуются все учреждения, оформляя кассовую документацию.

Это положения о:

  • порядке ведения кассовых операций в РФ;
  • правилах организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Цель этих нормативных актов очевидна: определение общих правил по работе с денежным капиталом в пределах РФ, а ведение регистрационного журнала позволяет соблюдать установленный порядок, упростить отчетность, избежать подделки и утери первичных документов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Правила оформления

Журнал заводится на этап времени, определенный уставом компании. Все его страницы должны нумероваться, прошиваться и закрепляться печатью предприятия.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов включает в себя две основные части: титульный лист и страницы учетной книги.

Его можно заполнять печатным либо электронным способами или заполнять вручную, чернилами или шариковой ручкой исключительно синего цвета.

Данный учетный журнал должен оформляться согласно унифицированной форме КО-3, утвержденной на законодательном уровне постановлением Госкомстата РФ от 18/08/1998г №88, Ф. по ОКУД 0310003.

Титульный лист учетной книги непременно содержит определенную информацию:

  • Наименование самого документа;
  • Название учреждения;
  • Код по ОКПО (общий классификатор предприятий и организаций);
  • Даты начала и окончания ведения журнала;
  • ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение книги.

Далее следует стандартная таблица, состоящая из двух основных частей. Левая часть содержит информацию обо всех приходах в кассу компании, правая часть – для расходной документации.

Важный аспект: РКО на выдачу зарплаты и аналогичных платежей могут быть зарегистрированы лишь после осуществления операции.

Может случиться, что по каким-либо причинам сотруднику не удастся получить финансы, или в кассе не хватит денег на подобную выплату, а ордер действителен только один день (на дату его составления).

Таким образом, на следующий день документ утрачивает свою силу и актуальность, и регистрация такого документа является грубым нарушением.

Помимо этого обязательным условием заполнения регистрационной книги считается соблюдение сквозного нумерационного порядка (после номера 56 непременно следует 57, и никак иначе). Недействительный ордер будет уничтожен, документы, составленные после него, должны быть перенумерованы, а переправления и помарки в регистрационном журнале непозволительны.

Поэтапная инструкция по заполнению

Форма КО-3 содержит таблицу из восьми столбцов. Графы с первой по четвертую отведены для приходников, с пятой по восьмую – для расходной документации.

Рассмотрим подробнее, что писать в каждом столбце, согласно их нумерации:

  1. Дата составления ПКО.
  2. Порядковый номер ПКО.
  3. Сумма поступившей наличности.
  4. Источник денежного поступления.
  5. Дата составления РКО.
  6. Порядковый номер расходника.
  7. Сумма выплаты.
  8. Кому выданы деньги и на что потрачены.

Пример заполнения регистрационной книги:

Образец заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

В журнал заносится вся информация об актах и ордерах, подтверждающих любые движения денежной наличности, что позволяет без труда отслеживать доходность и затраты компании за любой промежуток времени, а так же контролировать документооборот на предприятии.

Перед регистрацией каждый акт подвергается тщательной проверке на предмет правильного оформления, отсутствия правок и ошибок, наличия подписи и печати руководителя (или другого уполномоченного лица). При выявлении малейшего несоответствия документ не может быть зарегистрирован и отправляется на доработку.

Правила ведения и хранения. Штрафы и санкции за их нарушение

Ведется регистрационная книга чаще всего сотрудником бухгалтерии, иногда самим кассиром. В любом случае это исполнитель, назначенный приказом руководства к выполнению данных обязанностей, с которым заключен договор о материальной ответственности.

Что касается сроков хранения, регистрационная книга относится к типовым управленческим архивным документам и должна храниться на предприятии в течение пяти лет после окончания отчетного периода (конечной даты ведения журнала).

Согласно Федеральному закону №402 от 06/12/11г компания обязана создать оптимальные условия для хранения архивных документов и предоставить любой из них по первому требованию контролирующего органа.

В случае возникновения спорных вопросов и судебных разбирательств, подобные документы хранятся в архиве до выяснения всех обстоятельств и прекращения судебного делопроизводства.

Нарушителям правил кассовой дисциплины и ведения денежных операций грозит административная ответственность в виде штрафа (ст15п1 КоАП РФ):

  • Должностным лицам от четырех до пяти тысяч рублей.
  • Организациям и юридическим лицам от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Данные цифры являются убедительным призывом соблюдать порядок в кассовых документах и избегать различных недоразумений и ошибок в ведении отчетности.

Порядок заполнения Журнала в 1С рассказан в данном видео уроке:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10829

Порядок и образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3)

Нужно ли вести и как заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или документов (сокращённо ПКО и РКО) необходим организациям и индивидуальным предпринимателям, которые, согласно закону, обязаны пользоваться кассовыми аппаратами для получения и выдачи денег наличным путём.

Этот журнал используют для заполнения таких необходимых данных, как дата и номер приходного или расходного ордера, точная цифра получения в кассу денег либо выдачи из неё наличных средств. Проще говоря, книга регистрации кассовых операций призван упростить ведение и учёт бухгалтерского документооборота.

Вычислить конечное сальдо на нужный период юридическому лицу или ИП становится куда проще.

Кто занимается заполнением журнала регистрации

Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации.

Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор.

Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).

Правила ведения журнала подразумевают внесение точных записей в поля, заполнение которых обязательно.

Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.

Существует понятие кассового лимита для любого предприятия. Размер его определяет Центробанк — он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.

Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.

Приходный и расходный кассовый ордер: понятие и функции документа

Посредством оформления приходного кассового ордера фиксируется информация о поступивших в кассу деньгах.

Каждый новый ордер сначала заносится в журнал кассовых документов (форма № КО-3), а потом передается кассиру.

После того как документ составили и зарегистрировали, должна быть проставлена подпись главного бухгалтера либо уполномоченного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов.

Далее ПКО получает кассир, который просматривает верность составления документа, наличие необходимых приложений, а также подлинность подписи уполномоченного лица. В случае выявления ошибки или неточности кассир должен отправить на доработку полученный документ.

Если же соблюдены все правила оформления, последний принимает наличную сумму, а также проставляет свою подпись и инициалы с фамилией.

Делать это положено как на самом ордере, так и на прилагающейся к нему квитанции.

Кассир обязан проставить на квитанции дату внесения в кассу наличных средств и заверительную печать своей подписи, крайняя часть которой должна «заходить за края» приходного ордера.

Далее по факту поступления денежных средств в кассу кассир должен оторвать заполненную квитанцию и передать лицу, внёсшему в эту кассу наличные. А приходный ордер удерживается в кассе.

Расходный кассовый ордер представляет собой кассовый документ, на основании которого происходит выдача наличных. Этим занимается также отдел бухгалтерии. Оформляется РКО на унифицированном бланке, форма № КО-2. Данный бланк заполняется бухгалтером либо другим уполномоченным лицом.

Составленный по всем правилам РКО также регистрируют в журнале по форме № КО-3. Подписывает данный кассовый документ бухгалтер / уполномоченное лицо, а также руководитель организации. Если на документах, которые прилагаются к расходному ордеру, проставлена резолюция руководителя, дающая разрешение на проведение денежной операции, тогда подпись последнего не требуется.

Далее расходный ордер переходит к кассиру, который проводит анализ правильности составления РКО. После проверки соответствующие графы заполняет лицо, получающее наличные средства и сам кассир.

РКО никогда не подлежит передаче. Он находится в кассе.

Порядок заполнения книги РКО и ПКО

Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).

Журнал ведётся определенный период, указанный в уставе компании. Каждая страница должна быть прошита, пронумерована, а также содержать печать.

Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.

Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:

  1. Конкретное название документа.
  2. Название организации.
  3. Код по общему классификатору (ОКПО).
  4. Период начала и окончания заполнения.
  5. Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.

Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа — о расходах.

https://www.youtube.com/watch?v=i43lGOJS1j0

Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.

Еще одно важное правило — соблюдение точного нумерованного порядка кассовых документов. Если некий приходный или расходный ордер становится ничтожным, от него следует избавиться. Остальные по порядку ордера необходимо перенумеровать.

Штрафы, предусмотренные административным законодательством за неграмотное ведение регистрации кассовых ордеров, помарки и ошибки, довольно серьёзные. Следует с большей ответственностью подходить к такому важному моменту, как заполнение журнала регистрации.

Источник: https://xn-----7kcbekeiftdh9amwkb4d2o.xn--p1ai/zhurnal-registratsii-prihodnyih-i-rashodnyih-kassovyih-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.