+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Содержание

Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено.

Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Как осуществляется учет путевых листов

Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:

  • сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
  • данные о водителе, его табельном номере;
  • гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

  • сам водитель;
  • тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
  • а также бухгалтер, получивший документ.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Внимание

Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.

Важно

Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.

Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.

Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Заполняем журнал учета путевых листов

  • номерные знаки транспортного средства;
  • подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

  • водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
  • диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
  • бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Журнал учета путевых листов: форма 8

Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

Источник: http://f-52.ru/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-obyazatelno-li-vesti/

/ Таможенное право / Ведение учета путевых листов на предприятии

Несмотря на типовую форму журнала, законодательство разрешает разработку и ведение своего журнала учета и добавление в него новых пунктов, которые организация посчитает нужными, но при условии, что пункты, обозначенные в утвержденной форме, должны быть приведены в обязательном порядке. Это необходимо учитывать для соблюдения правил проведения расчетов между компанией и заказчиком, а также для контроля работы, выполняемой водителем, и расчета заработной платы. Ведение журнала очень выгодно крупным предприятиям, так как после подачи отчета в налоговые органы данная информация позволяет существенно сократить налоговые выплаты организации. Если журнал заполнен неправильно с рядом выявленных ошибок, то все затраты на горюче-смазочные материалы при проведении проверки налоговой службой будут признаны недействительными.

Судебные тяжбы касательно признания обоснованности расходов на горюче-смазочные материалы также устанавливают тот факт, что путевой лист не является обязательным документом подтверждения затрат на ГСМ. Стоит отметить, что это справедливо лишь для тех организаций, которые не являются автотранспортными.

Законодательная база Российской Федерации N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 50, ст. 4873), Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 декабря 2000 г. N 1038 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 3, ст.

235), а также с целью осуществления мониторинга транспортных услуг, выполняемых индивидуальными предпринимателями, приказываю: 1.

Порядок учета и списания гсм по путевым листам в 2017-2018 годах

Внимание

В них вносятся следующие данные:

  • Порядковые номера выданных листов;
  • Даты выдачи;
  • ФИО водителей;
  • Табельные номера работников;
  • Гаражные номера транспортных средств;
  • Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера;
  • Примечания в случае необходимости.

Обратите внимание! Если организация ведет учет при помощи собственной разработанной формы ведомости, учетный журнал может содержать дополнительные графы, используемые конкретно взятой организацией. В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Путевые листы в организации

Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо. ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы.

Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать. В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам.

Важно

Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра.

Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах.

Порядка ведения путевых листов

Чем могут грозить компании проблемы с заполнением документов? Налоговая база для расчета налога на прибыль компании вырастает ровно на суммы документов, не принятых к учету в рамках налоговой проверки. В итоге налог на прибыль, уплаченный компанией, оказывается меньше, и, как следствие, компании начисляются штрафы, пени.

В таком случае вы сможете корректно отнести расходы на ГСМ и таким образом уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль организации. Корректно заполнить путевой лист помогает ПО. В программе «Путевые листы и ГСМ» форма путевого листа всегда соответствует требованиям текущего законодательства.

Кроме того, в программе есть несколько вариантов печатных форм путевых листов, среди которых можно выбрать тот, что подходит вам.

Ведение путевых листов на предприятии

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8.
Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Автоматизированный учет путевых листов и гсм: от сложного к простому

На этой странице:

  • Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии
  • Основная документация
  • Если обнаружена ошибка
  • Самостоятельно разработанная форма

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов.

Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега.

Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Iii. порядок заполнения путевого листа 

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества. 16.1.

Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов. (п. 16.1 введен

Источник: http://strahovanie58.ru/vedenie-ucheta-putevyh-listov-na-predpriyatii/

Как правильно заполнять журнал путевых листов

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Журнал учета путевых листовдолжны вести все организации, использующие в работе транспортные средства.

Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов.

Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство.

В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя. Для автотранспортных предприятий установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением случаев, когда водитель направляется в командировку.

Что касается организаций, не относящихся к автотранспортным, для них срок выдачи путевого листа составляет от 1 дня до месяца.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов в организации должен вестись журнал учета движения путевых листовпо форме 8. утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 1 января года в связи с вступлением в силу ФЗ О бухгалтерском учете от 06.12. № 402-ФЗ форма перестала быть обязательной.

Организация может разработать собственную форму или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены. Унифицированная или измененная форма журнала учета путевых листов вводится в действие приказом руководителя. Ее применение также можно прописать в учетной политике организации.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из 2 частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации и код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника организации, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

По желанию организации обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другой организации на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченной организации.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов. который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению любой организацией, использующей в своей работе транспортные средства.

Это один из документов, с помощью которых подтверждаются топливные расходы организации, что позволяет ей уменьшить налогооблагаемую базу и, как следствие, сократить налоговые платежи.

Помимо этого, журнал служит документом для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Журнал учета движения путевых листов (форма №8)

Типовая межотраслевая форма №8 Журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России №78 от 28 ноября 1997 года.

Применяется если на балансе организации есть транспорте средства и выдаются путевые листы. Эта форма позволяет вести учет выдачи и возврата диспетчеру путевых листов выданных водителю.

Кроме того в Журнале учета движения путевых листов предусмотрено поле для фиксации даты приемки путевого листа бухгалтером.

В зависимости от степени автоматизации в организации Журнал учета движения путевых листов может заполняться и храниться в печатном или электронном виде. В журнал заносятся сведения о всех выданных путевых листах вне зависимости от их типа. Нумерация путевых листов сквозная.

Физически Журнал учета движения путевых листов форма №8 состоит из обложки и табличной части. На обложке указывается наименование организации и период за который заполнен журнал (например апрель ).

Табличная часть состоит из следующих колонок:

  • номер путевого листа
  • дата выдачи путевого листа
  • водитель (фамилия, имя, отчество)
  • табельный номер водителя
  • гаражный номер автомобиля
  • подпись водителя в получении путевого листа
  • подпись диспетчера и дата приемки путевого листа и документов от водителя
  • подпись бухгалтера и дата приемки путевого листа
  • примечание

Заполнение Журнал учета движения путевых листов возлагается на уполномоченного сотрудника организации.

В случаях если путевые листы выдаются по договору сторонней организацией (например заключен договор со сторонней организацией на предоставление услуг по стоянке и пред рейсовому ТО транспортных средств перед выездом на линию), заполнение журнала может быть возложено на сотрудника сторонней организации. Естественно такие ньюансы следует прописывать в договоре с этой организацией, чтобы потом не было вопросов у контролирующих органов.

Где бы Вы хотели заполнять Путевые листы?

В типовой конфигурации от 1С (Бухгалтерия, УТ, УПП. )

Источник: http://mospostaa.ru/page/zhurnal-ucheta-dvizhenija-putevyh-listov-forma-8

Что это за документ

В путевом листе должна быть представлена следующая информация:

  • личные данные водителя;
  • регистрационный номер автотранспорта;
  • личные данные владельца автомобиля или организации, которой принадлежит транспортное средство;
  • расходы на топливо (показания спидометра);
  • начальные и конечные точки маршрутов;
  • их общая протяженность и километраж.

В случае возникновения аварий на дорогах либо иных правонарушений, совершенных водителем, он также обязан предоставить сотруднику ГИБДД помимо других документов свой путевой лист для занесения в него информации о правонарушении.

Оформление листа должно происходить вне зависимости от того, является ли транспортное средство собственностью организации, или же автомобиль принадлежит водителю, но используется им в служебных целях.

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».

По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств. В договоре прописывается соответствующая информация о сотрудничестве сторон для предотвращения спорных ситуаций, касающихся вопросов отчетности.

Посмотреть как осуществляется учет листов в программе 1С можно на следующем видео:

Если вас интересует, как рассчитать рентабельность предприятия на примере, прочтите этот материал .

Порядок заполнения

Унифицированная форма №8 журнала учета, утвержденная Госкомстатом, является типовой для всех организаций и состоит из обложечной части и таблицы с графами, надлежащими к заполнению. При необходимости журнал прошивается, а листы пронумеровываются.

На титульном листе журнала указывается название организации и дата начала его заполнения, а также при необходимости другие реквизиты организации, такие как ИНН, ОГРН и прочее.

На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера.

В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

  1. Порядковый номер путевого листа.
  2. Дата выдачи.
  3. Личные данные водителя.
  4. Табельный номер.
  5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
  6. Подпись о получении листа водителем.
  7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
  8. Подпись бухгалтера и дата приема листа.
  9. Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

Несмотря на типовую форму журнала, законодательство разрешает разработку и ведение своего журнала учета и добавление в него новых пунктов, которые организация посчитает нужными, но при условии, что пункты, обозначенные в утвержденной форме, должны быть приведены в обязательном порядке. Это необходимо учитывать для соблюдения правил проведения расчетов между компанией и заказчиком, а также для контроля работы, выполняемой водителем, и расчета заработной платы.

Ведение журнала очень выгодно крупным предприятиям, так как после подачи отчета в налоговые органы данная информация позволяет существенно сократить налоговые выплаты организации.

Если журнал заполнен неправильно с рядом выявленных ошибок, то все затраты на горюче-смазочные материалы при проведении проверки налоговой службой будут признаны недействительными.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения данной книги

Поскольку путевые листы и журнал учета их движения являются первичными документами, в целях соблюдения норм бухгалтерского законодательства подобная документация должна храниться в архиве не менее пяти лет.

Данные нормы предусмотрены для документов как на бумажных, так и на электронных носителях.

Многие организации с большим штатом водителей первоначально оформляют журнал в электронном виде, что экономит время, так как заполнение путевых листов и ведение журнала вручную – дело достаточно трудоемкое.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Источник: http://znaydelo.ru/document/journal/ucheta-putevyh-listov.html

Источники: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/kakoj_poryadok_zapolneniya_zhurnala_ucheta_putevyh_listov/, http://mospostaa.ru/page/zhurnal-ucheta-dvizhenija-putevyh-listov-forma-8, http://znaydelo.ru/document/journal/ucheta-putevyh-listov.html

Комментариев пока нет!

Источник: http://kakpravilno-sdelat.ru/kak-pravilno-zapolnjat/kak-pravilno-zapolnjat-zhurnal-putevyh-listov.html

Журнал учета путевых листов: как правильно заполнять?

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Журнал учета путевых листов: 5 причин вести такой журнал + 2 способа ведения + 14 обязательных реквизитов, согласно образцу + 3 способа обзавестись путевыми листами + 5 полезных советов.

Бизнес, связанный с автоперевозками, востребован на рынке.

Хорошо организованный, он может приносить отличный доход владельцу и обеспечивать работой многих людей.

Хорошо организовать грузовые и пассажирские перевозки невозможно, если вы не знаете, что такое журнал учета путевых листов.

Этот документ служит методом контроля, причем не только со стороны владельцев компании, но и со стороны государства.

Разобраться с особенностями заполнения этого журнала достаточно просто. И вы точно оцените преимущества, которые он дает.

Что такое журнал учета путевых листов?

Владельцы транспортных компаний, которые не первый год работают на рынке, прекрасно знают, что это за журнал такой и зачем нужно его вести. Новичкам в этом деле придется еще разобраться с рабочей документацией, чтобы не нарваться на штрафы.

28 ноября 1997 года Госкомстат издал постановление, согласно которому вводилась унифицированная форма № 8, обязательная к заполнению всеми транспортными компаниями.

Единая форма, разработанная специалистами Госкомстата, была обязательна к использованию в неизменном виде вплоть до 2013 года.

Начиная с этого периода, владельцы компаний получили возможность разрабатывать свои бланки, но с обязательным указанием всех реквизитов.

То есть владельцам просто разрешили добавить несколько граф, если есть такая необходимость, оформив соответствующий приказ и назначив ответственных за исполнение этого приказа лиц.

Новые правила с увеличением количества реквизитов начали действовать с 1 марта 2017 года. С ними стоит ознакомиться, чтобы получить компенсацию за расходные материалы и снизить налоговую нагрузку.

Водитель, независимо от того, что он водит (автобус, грузовик, тягач, трактор и т.д.), не имеет права выходить на рейс, если у него нет с собой путевого листа.

Есть два способа оформления движения путевых листов:

  1. Ежедневная.

    Если транспортные средства, что есть на балансе вашей организации, осуществляют ежедневные рейсы, то и журнал они обязаны заполнять ежедневно.

    Правда, бывают командировки на несколько суток, когда путевой лист выдается именно на период командировки.

  2. Ежемесячная.

    Если любые типы перевозок – дополнительный вид деятельности вашей компании, то можно заполнять журнал раз в месяц.

Если в вашей компании нельзя найти лицо, которое было бы ответственным за ведение журнала, можно заключить договор с фирмой, которая, к примеру, занимается техосмотром и ремонтом вашей техники.

Как продать битую машину: 2 случая сбыта + рекомендации

Тщательно составляйте договор, чтобы другая сторона точно знала свои обязанности и не совершала ошибок при заполнении формы. Это поможет вам избежать спорных ситуаций и проблем с Налоговой.

Зачем нужно вести журнал учета путевых листов?

Многие владельцы транспортных компаний, не желая морочиться с документами, интересуются, обязательно ли оформлять и заполнять такой журнал?

Обязательно, если на автоперевозках вы зарабатываете деньги.

А вот если за свои транспортные услуги вы не берете деньги, то и учет движения вести не нужно.

В любом случае журнал учета очень удобен и полезен, потому что позволяет:

  1. Списать расходы на топливо и масло, которые были использованы транспортными средствами вашей фирмы.
  2. Проконтролировать путь груза или пассажирского автобуса.
  3. Подтвердить реальность сделки, если возникнет такая необходимость.
  4. Снизить налоговую нагрузку на предприятие.
  5. Правильно рассчитать заработную плату для водителей, надбавки за лишний километраж и т.д.

Да и вообще, имея среди документов такой журнал, у вас не возникнет проблем с учетом всех операций, которые совершили транспортные средства компании.

Как вести журнал учета движения путевых листов: подробно

Предпринимателей волнует, как правильно оформлять журнал учета путевых листов, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами и чтобы не запутаться самому.

1) Ключевые требования к ведению записей журнала учета движения путевых листов

Бланк, о котором идет речь, еще называют унифицированной формой № 8 как раз из-за того, что сам образец и порядок его ведения утвержден Госкомстатом.

Есть две основные части, из которых состоит эта форма:

  1. Обложка (титульный лист).

    Эту часть нужно заполнить первой, написав или напечатав на ней хотя бы наименование организации и дату, которая знаменует начало внесения первой записи. Можно при необходимости пропечатать на обложке адрес организации, реквизиты и прочее.

  2. Таблица с графами.

    Именно эти графы вам предстоит заполнять в дальнейшем.

Видим, что в табличной части 9 колонок:

1. Порядковый номер путевого листа
2. Дата выдачи
3. Личные данные о водителе
4. Табельный номер
5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля
6. Подпись о получении листа водителем
7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа
8. Подпись бухгалтера и дата приема листа
9. Примечания

Все колонки, которые есть в наличии, нужно заполнить в обязательном порядке. Заполненный бланк учета будет иметь вот такой вид:

Вот несколько советов по поводу того, как грамотно заполнить журнал учета движения путевых листов:

  1. Во избежание фальсификаций все листы лучше сшить и пронумеровать.
  2. Руководитель компании, а также главбух на обратной стороне тетради обязательно ставят свои подписи, скрепляя их печатью компании.
  3. Нумерация должна быть сквозной для всего журнала.
  4. Вести правильно эту тетрадь в ваших интересах, потому что ее наличие позволяет существенно снизить расходы на налоги в конце каждого периода.
  5. Если люди, ответственные за заполнение журнала, будут относиться к своим обязанностям халатно и налоговая проверка обнаружит ряд ошибок, то не видать вам компенсации за бензин и другие расходные материалы.

Не принципиально вносить данные вручную и систематизировать информацию в виде бумажной книги.

Сегодня многие компании, желая использовать в своей работе новые технологии, хранят всю информацию на компьютере и ведут записи в электронном виде.

Подобная форма учета допускается, но не лишним будет делать резервные копии, чтобы в случае форс-мажора с компьютером, вся информация сохранилась.

Это крайне важно, потому что согласно требованиям Госкомстата все заполненные журналы следует хранить в архиве не менее 5 лет, независимо от того, заполнялись они вручную или в электронном виде.

2) Новые правила заполнения журнала учета путевых листов

18 января 2017 года Минтранс России издал указ о том, что унифицированная форма изменит свой внешний вид, в первую очередь из-за увеличения количества реквизитов, которые предстоит заполнить.

Если раньше их было 9, то теперь количество реквизитов увеличилось до 14:

1. Название «Путевой лист»
2. Порядковый номер путевого листа
3. Сроки действия
4. Сведенья о собственнике автомобиля
5. Тип и модель автомобиля
6. Регистрационный знак авто
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж
9. Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра
10. Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра
11. Дата и время передрейсового и послерейсового медосмотра водителя
12. Штамп, подпись и ФИО работника, что проводит медосмотр
13. Отметка о передрейсовом осмотре технического состояния авто
14. Подпись и ФИО контролера технического состояния авто

Естественно, из-за увеличения количества реквизитов изменился и сам внешний вид путевых листов:

Если говорить о других изменениях, то это необязательность штампа или печати в журнале. Хотя никто вас не накажет, если вы по-прежнему будете штамповать свои листы.

Еще во избежание недоразумений о том, кому нужно вести такой учет движения, а кто может обойтись без него, в новом Приказе прописан список компаний, для которых данный журнал необходим. Это:

  • владельцы маршрутных такси (и городских, и пригородных, и междугородних);
  • компании, имеющие на балансе автомобили, что перевозят грузы разных габаритов;
  • организации, что занимаются перевозками с помощью других видов транспорта, например, троллейбусов.

3) Где взять журнал учета путевых листов?

Есть 3 способа обзавестись путевыми листами, чтобы работать по правилам Минтранса:

  1. Купить уже готовый журнал.

    Они могут продаваться в книжных магазинах вашего города. Если же вы не можете найти подходящую тетрадь в обычном маркете, то вас точно выручит интернет-шопинг.

    Готовые журналы по приемлемым ценам продаются на:

    • https://www.komus.ru/katalog/bumaga-i-bumazhnye-izdeliya/bukhgalterskie-knigi-blanki-formy/knigi-spetsializirovannye/zhurnal-ucheta-putevykh-listov-a4-50-listov/p/507644/,
    • http://cityblank.ru/catalog/journals_of_record_and_registration_of_traffic_and_transport _traffic/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevykh_listov/,
    • http://www.labirint.ru/office/150845/,
    • http://www.rublank.ru/shop/transport/zhurnaly/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevyh_listov/,
    • http://my-shop.ru/shop/products/1717106.html и других сайтах.
  2. Скачать бланк в интернете.

    Если вы собираетесь заполнять путевые листы в электронном виде и хотите сэкономить на покупке журнала, можно скачать готовый образец на одном из многочисленных ресурсов. Например:

    • http://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/zhur-uchet-putevyh-listov-forma-8.html,
    • http://mospostaa.ru/page/zhurnal-ucheta-dvizhenija-putevyh-listov-forma-8,
    • http://znaydelo.ru/document/journal/ucheta-putevyh-listov.html,
    • https://buhnk.ru/buhgalterskij-uchet/kak-zapolnit-zhurnal-ucheta-putevyh-listov-osobennosti/,
    • http://spmag.ru/articles/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-forma-8 и т.д.
  3. Разработать собственный образец.

    Если готовая унифицированная форма нового образца вас не устраивает, допустим, вам не хватает нескольких граф для указания важных данных, вы можете разработать собственную форму.

    Но и в этом случае стоит воспользоваться уже готовыми образцами, подготовленными Минтрансом, чтобы не упустить важных реквизитов.

Оформление путевого листа. Пример заполнения.

В нашем видеосюжете представлены обязательные
к заполнению реквизиты путевого листа.

Можно ли создать свой образец журнала путевых листов и как именно это лучше сделать?

Согласно новому Приказу Минтранса, вы можете как скачать унифицированную форму образца, так и разработать собственный бланк, который отвечает интересам вашей компании.

Просто так (сели, поиграли на компьютере и образец готов) ввести свою форму нельзя. Нужно создать соответствующий приказ.

Приказ обязательно издается на фирменном бланке вашей фирмы.

Он должен включать в себя следующие составляющие:

1. Наименование вашей организации
2. Номер и дату составления приказа
3. Название документа
4. Краткое изложение сути приказа
5. Дату ввода приказа в действие
6. Круг лиц, которых непосредственно касается приказ
7. Перечень лиц, которые и будут непосредственно исполнять приказ
8. Подписи руководителя
9. Печать компании
10. Подписи тех лиц, что ознакомились с приказом

Не важно, используете вы готовую форму или разработали собственный вид журнала учета путевых листов. Главное, чтобы ваша транспортная компания имела такой документ, и он отвечал всем требованиям Минтранса.

  • Твиттер

Источник: https://yuristotboga.com/raznoe/zhurnal-ucheta-putevyh-listov.html

Журнал регистрации путевых листов можно ли в электроном виде

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено.

Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены.
Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.

Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

  • заполнять бумажный вариант журнала;
  • вести таблицы в Excel;
  • ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка. Основная документация Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8.

Источник: http://advokat-na-donu.ru/zhurnal-registratsii-putevyh-listov-mozhno-li-v-elektronom-vide/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.