+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как самостоятельно заполнить авансовый отчет по командировке или билетам

Содержание

Порядок и пример заполнения авансового отчета по командировке

Как самостоятельно заполнить авансовый отчет по командировке или билетам

При необходимости отправки сотрудника в командировку каждому работнику предоставляется определенный аванс, который требуется для компенсации его основных расходов для поездки.

При этом с того сотрудника, которому предоставляются средства для отправки его в командировку, требуется оформление соответствующей отчетности, в которой он должен указать все статьи затрат, произведенные им перед поездкой.

Однако далеко не все знают о том, как правильно должно осуществляться заполнение авансового отчета по командировке и для чего нужен этот документ.

Определение понятий

Авансовый отчет представляет собой первичную учетную документацию, которая подтверждает использование предоставленных средств в соответствии с их первоначальным назначением.

Авансовый отчет должно подавать подотчетное лицо, то есть тот человек, которому была предоставлена данная сумма, после чего данный документ должен подаваться в бухгалтерию для дальнейшего прохождения проверки.

После того, как предоставленная бумага будет проверена бухгалтером, он уже отправляется директору фирмы для дальнейшей подписи.

Наличные выдаются в соответствии с расходным кассовым ордером, в котором прописываются основные цели расходования средств, причем в бухгалтерии зачастую есть приказ, в котором полностью перечисляются те лица, у которых есть право на получение подотчетных сумм.

Данный приказ также устанавливает и период, на который работнику предоставляется указанная сумма средств, в то время как в качестве основания для перечисления суммы используется командировочное удостоверения или же соответствующий приказ, оформленный руководством компании.

Стоит отметить тот факт, что деньги не могут перечисляться сотруднику, если за ним числится определенная задолженность по предыдущему авансу, а также запрещается передавать подотчетные средства другим лицам.

Какие нужны документы для оформления служебной поездки

Чтобы отправить сотрудника компании в командировку, нужно оформить следующий пакет документов:

  • приказ руководства компании об отправке работника в командировку;
  • документально оформленное служебное задание, в котором устанавливается цель оформления данной командировки;
  • удостоверение работника.

После возвращения работника ему нужно будет предоставить соответствующую отчетность по результатам выполненного служебного задания. Оформленное командировочное удостоверение работник должен всегда носить с собой, причем в каждом пункте этого документа в обязательном порядке указываются определенные пометки о том времени, когда он приехал и уехал по месту проведения данной операции.

В соответствии с нормами, прописанными в статье 168 Трудового кодекса, работодатель должен будет в обязательном порядке возместить своему работники затраты, связанные с:

  • проездом;
  • съемом жилья;
  • суточным проживанием;
  • другими затратами, которые предварительно согласовывались с руководителем компании.

В преимущественном большинстве случаев нужная сумма командировочных предоставляется сотруднику еще перед тем, как он отправляется в командировку.

При этом в соответствии с положениями, регулирующими ведение любых кассовых операций, проводимых на территории России, данную операцию нужно оформлять соответствующим кассовым ордером, оформленным на основании заявления работника с указанием точной суммы и сроков выплаты.

Деньги могут быть предоставлены путем наличной выплаты из кассы, предоставления банковского чека или же корпоративной карты, а также стандартным денежным переводом на личный счет командируемого сотрудника.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

После того, как сотрудник получит соответствующий бланк от сотрудников бухгалтерии, ему нужно будет указать в этом документе следующую информацию:

  • свою должность;
  • полное наименование компании, в составе которой он работает;
  • ФИО;
  • структурное подразделение, в котором данный сотрудник выполняет свои обязанности;
  • цель, для которой ему были предоставлены указанные денежные средства.

Скачать образец бланка авансового отчета

В преимущественном большинстве случаев такие реквизиты указываются изначально, если в компании используется специализированное бухгалтерское ПО, а такое на сегодняшний день присутствует практически во всех компаниях.

После этого командируемому сотруднику нужно будет указать точную дату оформления отчетности, а также заполнить те строки, которые находятся на другом листе, вписывая туда наименование каждого подтверждающего документа, а также суммы затрат, которые были по ним рассчитаны.

То есть для принятия документа бухгалтерией нужно полностью сохранить все чеки, а также оформить корректный арифметический подсчет. По этой причине нет никаких сложностей в том, как правильно оформить отчетность по командировке.

Перед тем, как отправиться в командировку, сотрудник уже приблизительно понимает, какая сумма средств потребуется ему для поездки. В противном случае оформлением расчетов занимается бухгалтерия в соответствии с нормами, утвержденными на предприятии, а также прошлыми расценками на проведение аналогичной командировки.

В преимущественном большинстве случаев компании самостоятельно предоставляют сотруднику билеты от своего имени, так как бухгалтерская отчетность по таким затратам существенно отличается от той, которая составляется в случае самостоятельного приобретения их работником.

Вне зависимости от того, кто будет заниматься расчетом уже реализованных и будущих расходов, их состав не будет изменяться никоим образом в авансовой отчетности, и в частности, это касается следующих затрат:

  • суточное проживание сотрудника;
  • проезд его до точки выполнения возложенного задания;
  • проживание в гостинице;
  • другие расходы, соответствующие внутреннему положению компанию.

Помимо этого, дополнительно также принимаются в учет следующие категории расходов:

  • оформление визы и загранпаспорта;
  • взносы, которые требуются для получения права проезда или выезда транспорта;
  • оплата бензина, если в командировку сотрудник будет ехать на собственном автомобиле.

Помимо этого, по возвращению в компанию работник должен будет подать не только авансовую отчетность по командировке, но еще и следующий пакет документов:

Все эти документы будут подтверждать расходы, произведенные работником в процессе его поездки. При этом стоит отметить, что бланки и чеки должны быть тщательно проверены, а также сохранены, так как в противном случае сотрудники бухгалтерии, скорее всего, просто откажут в компенсации затрат. Отсутствие кассовых чеков является одной из наиболее распространенных ошибок.

Образец оформления авансового отчета по командировке

Как учитываются электронные билеты

Если компания покупала электронные билеты за свой счет, то в таком случае затраты, выделенные для приобретения их, нужно будет отражать в виде аванса в блоке по всем перерасходам и авансам.

То есть в данном разделе будет указываться точная стоимость предоставленного билета вместе с налогом на добавленную стоимость, а если еще происходила выдача денежных средств, то в таком случае и они будут там прописаны.

Информация о билете, который использовался для проезда, должна указываться на второй странице составленного авансового отчета. Также там нужно указать дату и номер оформленного билета, наименование произведенных расходов и их точную сумму.

После отражения электронного билета в авансовой отчетности сотрудникам бухгалтерии нужно будет также составить по нему соответствующие проводки. Если компания покупает билеты по безналичному расчету, то в таком случае их нужно еще до проведения выдачи приходовать по счету 50.3, не учитывая то, что они являются электронными.

На данном счете проводится учет полностью всей суммы с учетом налога на добавленную стоимость, так как принимать НДС по авиабилетам до того, как будет оформлен авансовый отчет, запрещается.

Когда билет будет получен от перевозчика и предоставлен сотруднику, нельзя будет списать его стоимость в список затрат, так как работник на данный момент еще не воспользовался предоставленным ему билетом и не отправился в командировку.

Отображение в бухгалтерском учете

После того, как проведенные затраты будут проверены на целесообразность, бухгалтер проводит проверку всех документов, которые прилагаются сотрудником к поданной отчетности, после чего делает следующие проводки:

Дт10, Кт71Приобретение сотрудником необходимых материалов.
Дт41, Кт71Приобретение различной товарной продукции.
Дт20, Кт71Списание суточных расходов работника.
Дт50, Кт71Возврат в кассу компании невостребованной суммы средств.
Дт51, Кт71Возврат на расчетный счет компании невостребованной суммы средств.
Дт71, Кт50 или же Дт71, Кт51Дополнительная выплата сотруднику суммы средств, если ему пришлось тратить собственные деньги.
Дт94, Кт71Сотрудник не предоставил нужный перечень документов для подтверждения своих расходов или потратил предоставленные ему средства не в соответствии с той целью, для которой они были ему предоставлены (сумма списывается в перечень недостач).
Дт70, Кт94Сумма недостачи, которая была удержана с командируемого сотрудника.

Таким образом, каких-либо сложностей в процессе оформления авансовой или бухгалтерской отчетности нет, и достаточно только ознакомиться с ключевыми правилами и нормами оформления таких документов для того, чтобы составить их в полном соответствии с нормами, установленными действующим законодательством.

В программе 1С

В соответствии с оформленным и утвержденным авансовым отчетом в программе нужно будет составить проводки по использованным суммам средств. Для этого предусматривается специализированный документ, который можно открыть с помощью меню «Касса», расположенного на общей панели инструментов.

В журнале нужно будет создать новый бланк и заполнить в нем следующие реквизиты:

Физ. лицоПолные ФИО сотрудника, отправленного в командировку.
НазначениеЗатраты для проведения командировки.
АвансыНомер РКО, по которому были предоставлены командировочные средства.
ПриложениеОбщее количество документов, предоставленных вместе с отчетностью.
ПрочиеПолный перечень затрат, которые указаны в отчетности по командировке.

Суточные расходы

Суточные относятся к отдельной категории расходов, которая не имеет документарного подтверждения. Средства предоставляются для реализации собственных нужд сотрудника, и сумма суточных всегда остается одинаковой вне зависимости от того, в какой именно населенный пункт работник отправляется в командировку.

Стоит отметить, что в соответствии с действующим законодательством предельная сумма суточных, которые не будут облагаться налогами, составляет не более 700 рублей, в то время как поверх этой суммы уже будет рассчитываться налог по стандартной ставке в 13%. Точная сумма суточных для командировок в другие страны уже будет зависеть от того, в какую страну отправляется работник.

Проведение расчетов осуществляется по календарным дням с учетом праздников и выходных, а также временем нахождения в пути.

Выплата может осуществляться наличными средствами в соответствии с заявлением сотрудника или же путем оформления банковского перевода, причем в преимущественном большинстве случаев многие предпочитают пользоваться именно вторым вариантом. Но при этом, когда нужно перечислять подобные суммы на зарплатные карты, могут появиться некоторые налоговые риски, имеющие отношение к переквалификации средств.

Чтобы исключить возможность возникновения конфликтных ситуаций, компании нужно будет указать в своей учетной политике возможность перевода средств на любые реквизиты своих сотрудников, а в противном случае государственные органы могут начислить на переведенную сумму налог на доходы физических лиц, всевозможные страховые выплаты, а также штрафы и пени.

Источник: http://buhuchetpro.ru/zapolnenie-avansovogo-otcheta-pri-komandirovke/

Заполняем авансовый отчет по командировке

Как самостоятельно заполнить авансовый отчет по командировке или билетам

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2018?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Авансовый отчет-ao-1

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2018:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
  •  Другие расходы, связанные с командировкой.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек. 

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

  • Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
  • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
  • Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

Далее будут использованы счета:

  • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
  • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 51 – «расчетный счет»;
  • 50 – «касса»;
  • 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

  • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
  • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
  • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
  • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
  • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Как самостоятельно заполнить авансовый отчет по командировке или билетам

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2018 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2018 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.

На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.

Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Важное о сроках

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-avansovyy-otchet-po-komandirovke

Порядок заполнения авансового отчета по командировке – образец и бланк, сроки сдачи формы АО-1

Как самостоятельно заполнить авансовый отчет по командировке или билетам

> Трудовое право > Командировка > Образцы документов > Порядок заполнения авансового отчета по командировке – образец и бланк, сроки сдачи формы АО-1

Командировка работника должна сопровождаться оформлением ряда соответствующих бумаг.

Одной из таковых является авансовый отчет.

Он составляется в каждом случае, когда при направлении в рабочую поездку трудящемуся под отчет выдается определенная денежная сумма.

Предназначение полученных средств – оплата командировочных расходов.

После того, как сотрудник вернется из командировки, он возвращает в кассу оставшиеся у него денежные средства.

Именно это действие должно быть произведено одновременно с предоставлением авансового отчета.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Трудовым законодательством РФ определено, что командировочная документация, в частности, авансовый отчет, должен быть сдан работником в установленный срок.

Срок представления отчета по командировочным расходам:

  • 3 дня, начиная с момента истечения срока, на который были выданы подотчетные деньги;
  • 3 дня, начиная с момента возвращения из рабочей поездки.

В противном случае задержка может быть рассмотрена как нарушение производственной дисциплины.

По какой форме составлять?

Авансовый отчет представляет собой документацию, носящую обязательный характер. Каждый работник, отправляющийся в командировку, по возвращению обязан предоставить руководству компании или специалистам отдела бухгалтерии, авансовый отчет.

Для документов, подлежащих обязательному оформлению, в трудовом законодательстве предусмотрены унифицированные формы для их заполнения. Авансовый отчет – не исключение.

Для данного бланка разработана унифицированная форма АО-1. Она была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №55.

Важно отметить, что в 2013 было принято решение присвоить форме АО-1 рекомендованный характер.

Следовательно, придерживаться ее в настоящее время не обязательно. Организация может разработать собственный бланк.

При его разработке важно придерживаться требований, установленных к обязательным реквизитам. Последние указаны в ФЗ №402 – «О бухгалтерском учете».

Форма авансового отчета АО-1 не потеряла свою популярность даже после того, как стала необязательной. Большинство работодателей продолжает использовать ее в своей работе.

Кто оформляет?

Авансовый отчет включает в себя несколько частей. Одна из них предназначена для внесения информации работником, другая – бухгалтером.

В Указании ЦБ РФ №3210-У отмечено, что заполнением документа должно заниматься лицо, которое получило подотчетные денежные средства. Таковыми могут быть:

  • сотрудники предприятия;
  • физические лица, являющиеся внештатными работниками, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор. К примеру, подрядный.

При заполнении авансового отчета последние приравниваются к работникам организации. Выдача денежных средств и сдача оставшейся суммы в данном случае должна осуществляться в стандартном порядке.

Следует также учесть, что перечень лиц, имеющих право заполнять отчет, при желании руководителя компании, может быть утвержден. информация, касающаяся этой темы, прописывается в нормативном локальном акте – Положении о командировках или др.

Как правильно заполнить АО-1?

Форма АО-1 состоит из нескольких частей. Первая заполняется командированным сотрудником. Трудящийся должен отразить в документе следующую информацию:

  • наименование компании-работодателя;
  • ОКПО организации;
  • порядковый номер, присваиваемый отчету;
  • дата составления бумаги.

Далее следуют строки, в которые работник ничего не вписывает. Они будут заполнены позже – после того, как все поля будут оформлены, руководитель предприятия должен указать в пропущенных строках сумму выданных денежных средств (прописью) и дату утверждения отчета.

Затем следуют строки, в которые вписывается информация о командированном сотруднике. Отражению подлежат такие данные:

  • наименование отдела, в котором он числится;
  • табельный номер;
  • инициалы и должность;
  • назначение полученных работником денежных средств.

Также в бланке присутствуют 2 таблицы. В первую из них (расположенную в левой стороне листа) работник вписывает сведения о полученных денежных средствах.

Обязательно указывается общая сумма и валюта, в которой она была выдана. Здесь же ставится отметка об оставшихся или потраченных сверх лимита средств.

Вторая таблица (расположенная на правой стороне листа) должна включать в себя данные, внесенные специалистом отдела бухгалтерии. Ответственное лицо вписывает в таблицу бухгалтерские счета и операции, а также субсчета, по которым проходили денежные суммы.

Приложения оформляются в виде таблицы. Она располагается на обратной стороне авансового отчета. Отражению подлежат следующие данные:

  • дата выдачи подтверждающего документа (чека, квитанции и т.п.);
  • наименование документа;
  • точная сумма расходов;
  • номер бухгалтерского счета, по которому проходят расходы.

После того, как подотчетный сотрудник сдает отчет в бухгалтерию, специалисты указанного подразделения тщательно проверяют его содержимое. Главный бухгалтер ставит в отчете все необходимые цифры.

Свои подписи ставят все сотрудники бухгалтерии, которые вносили данные в авансовый отчет. В соответствующей ячейке указывается кассовый ордер.

Кассир, который принял остаток или возместил перерасходованные денежные средства, также расписывается в документе.

Заключительная часть авансового отчета – расписка сотрудника отдела бухгалтерии.

Это отрезной блок, в котором должны присутствовать такие данные:

  • инициалы трудящегося;
  • порядковый номер и дата оформления авансового отчета;
  • сумма выданных денежных средств – прописью;
  • общее число документов, подтверждающих наличие расходов (приложения).

Отрезная часть после заполнения выдается работнику. В ней обязательно должна присутствовать подпись бухгалтера.

Как отразить суточные?

При направлении сотрудника в рабочую поездку работодатель обязан выдать ему суточные. Их размер определяется руководством фирмы самостоятельно. Данная сумма должна быть отражена в авансовом отчете.

Суточные также подтверждаются командировочным удостоверением. Именно информацию об этом документе и необходимо указать в авансовом отчете.

Для этого в Графу «Наименование документа», находящуюся в разделе приложений, следует вписать – командировочное удостоверение. В колонке «Сумма расхода» указывается денежная сумма, которая была выдана в качестве суточных. При необходимости делается отметка о продолжительности рабочей поездки.

Оформление электронных билетов

В авансовом отчете должны отражаться все командировочные расходы, в том числе те, которые были потрачены на оплату проезда.

Отразить электронный билет в отчете достаточно просто. Необходимо указать данные документа в соответствующей части отчета. Если билет был приобретен организацией самостоятельно, он должен быть отражен в блоке авансов/перерасходов.

Если работник покупал его сам, сведения о билете указываются в таблице с приложениями. Ставится дата приобретения билета, его номер. В наименовании может быть написано примерно так – авиабилет Москва-Новосибирск.

Скачать бланк и образец заполнения на командировочные расходы

О правилах оформления авансового отчета и какую информацию необходимо отразить, подробно рассказано  в данном видео:

Выводы

Авансовый отчет представляет собой документ, содержащий в себе информацию о денежных средствах, выданных командированному сотруднику для оплаты соответствующих расходов.

При возвращении из рабочей поездки трудящийся заполняет часть авансового отчета, к которой прикладывает документы, подтверждающие расходы – билеты, чеки, квитанции и т.д.

Остальную информацию в отчет вносит бухгалтер. При принятии бумаги он заполняет и отдает работнику ее отрывную часть. Одновременно с этим сотрудник получает перерасходованные денежные средства, или, наоборот, возвращает в кассу оставшиеся.

Заключительный этап оформления отчета – проставление подписей ответственных лиц.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/avansoviy-otchet.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.